Kommunikation mit Ehrenamtlichen im Verein: So gelingt sie

Für eine gute Kommunikation mit Ehrenamtlichen bündelt man Mitteilungen an einem Ort und schickt jede Nachricht nur an die Menschen, die sie betrifft. Datum, Treffpunkt und das, was gebraucht wird, stehen ganz oben in der Nachricht. Außerdem macht man Ehrenamtlichen das Antworten leicht, bleibt zwischen den Einsätzen in Kontakt und dankt ihnen namentlich.

Dieser Leitfaden ist für Vereine und gemeinnützige Organisationen gedacht, deren Ehrenamtliche Mitglieder, Freunde oder Nachbarn sind und keine Angestellten. Er zeigt, was man Ehrenamtlichen sagt, wo man es ihnen sagt und wie oft.

Was Ehrenamtliche zuerst wissen müssen

Neue Ehrenamtliche haben vor ihrem ersten Einsatz drei Fragen: Was mache ich, wann geht es los, und an wen wende ich mich? Alle drei sollte man beantworten, bevor sie zum ersten Mal kommen.

Man nennt eine Ansprechperson und sagt, wie sie zu erreichen ist. Der Leitfaden von NCVO zur Unterstützung von Ehrenamtlichen rät, klar zu sagen, an wen sich Ehrenamtliche wenden können und wann Hilfe zur Verfügung steht. Das gilt auch für alle, die abends oder am Wochenende im Einsatz sind.

Dann notiert man die praktischen Dinge, nach denen Neulinge sonst fragen würden, also Adresse, Anfangszeit, bei wem man sich vor Ort meldet und wie man absagt. Man legt diese Notiz an einem einzigen Ort ab und bestimmt eine Person, die sie aktuell hält. In Groupanda können der Inhaber der Gruppe und die Admins eine Nachricht anpinnen, zum Beispiel diese Notiz. Eine angepinnte Nachricht kann ein Dokument bis 10 MB enthalten, etwa die Anleitung für einen Einsatz.

Einen zentralen Ort für Neuigkeiten wählen

Jedes zusätzliche Tool ist ein weiterer Ort, an dem Ehrenamtliche nachsehen müssen. Alles rund um die Arbeit gehört an einen zentralen Ort, also wer was macht, der Plan für Samstag und Fragen zu einem Einsatz.

Eine Ausnahme ist alles, was niemand verpassen darf, etwa eine Absage am Morgen eines Einsatzes. So etwas postet man am zentralen Ort und schickt es zusätzlich auf einem zweiten Weg, zum Beispiel per SMS. Der Leitfaden der Australian Sports Commission zum Ehrenamt empfiehlt für wichtige Informationen mehr als einen Weg, weil man sie sonst verpassen kann. Persönliches klärt man am Telefon oder im direkten Gespräch.

Groupanda ist eine Gruppenchat-App mit Kanälen, und der Inhaber kann so viele davon anlegen, wie der Verein braucht. Jede neue Gruppe startet mit dem Kanal „Ankündigungen“, in dem nur der Inhaber schreibt, es sei denn, er lässt dort auch die Admins schreiben. Für jeden Kanal legt der Inhaber fest, wer schreiben darf: nur er, er und die Admins oder alle.

Wie schreibt man Nachrichten, die Ehrenamtliche auch lesen?

Die Australian Sports Commission rät zu kurzen Nachrichten, weil sich viele Ehrenamtliche neben dem Beruf und anderen Verpflichtungen engagieren.

Dabei helfen drei Gewohnheiten:

• Mit den Fakten anfangen. Was man von den Leuten braucht, wo und wann, gehört in die ersten beiden Zeilen. Der Hintergrund kommt danach. Eine erste Zeile wie „Samstag: Die Aufräumaktion beginnt um 10 Uhr, nicht um 9“ erledigt schon das meiste.
• Bei einem Thema bleiben. Hat man drei Neuigkeiten, schickt man drei kurze Nachrichten oder gibt jedem Team nur den Teil, der es betrifft.
• Selbst unterschreiben. Unter die Nachricht gehört der eigene Name und nicht der des Vorstands, damit alle wissen, wem sie antworten.

Jede Nachricht an die Menschen schicken, die sie betrifft

Eine Nachricht, die fünf Leute betrifft, aber an fünfzig geht, gewöhnt die übrigen fünfundvierzig daran, nicht mehr zu lesen. Wer sich um den Garten kümmert, braucht die Bestandsliste der Theke nicht, und das Thekenteam braucht keinen Pflanzplan.

Die Empfänger teilt man so ein, wie die Arbeit organisiert ist, also nach Team, nach Tag oder nach Einsatzort. In der ersten Zeile sagt man, für wen eine Nachricht gedacht ist, damit alle anderen wissen, dass sie die Nachricht überspringen können. Ist man unsicher, ob die Nachrichten die richtigen Leute erreichen, fragt man ein paar Ehrenamtliche, welche der zuletzt verschickten Nachrichten für sie nützlich waren.

In Groupanda kann jedes Team einen eigenen Kanal bekommen, der allen Mitgliedern offensteht, damit die Nachrichten dieses Teams an einem Ort bleiben. Mitglieder werden standardmäßig bei Erwähnungen benachrichtigt, deshalb sollte man die Leute erwähnen, für die eine Nachricht gedacht ist. Außerdem stellt jedes Mitglied jeden Kanal für sich selbst auf „Alle Benachrichtigungen“, „Nur Erwähnungen“ oder „Stummgeschaltet“.

Das Antworten leicht machen

Weil Ehrenamtliche die Arbeit machen, bemerken sie ein Problem oft vor allen anderen. Man sagt ihnen, wohin sie eine Frage oder eine Idee schicken können, und antwortet auf das, was sie schicken. Am einfachsten fragt man sie gleich im Anschluss an einen Einsatz nach ihrer Meinung, in einem kurzen Gespräch oder in dem Kanal, den das Team nutzt. Bittet man Ehrenamtliche um Rückmeldung, sollte man ihnen laut NCVO auch sagen, was man daraus gelernt hat und was man daraufhin tun wird.

Man bittet Ehrenamtliche, praktische Fragen im Kanal ihres Teams zu stellen, wo jemand antworten kann, der die Antwort kennt.

Auch zwischen den Einsätzen in Kontakt bleiben

Wer diese Woche einen Einsatz hat, bekommt die meisten Nachrichten. Wer keinen hat, hört manchmal wochenlang nichts vom Verein, deshalb hält man auch diese Leute auf dem Laufenden.

Einmal im Monat postet man am zentralen Ort eine kurze Nachricht, die mit einem Dank beginnt und danach einen wissenswerten Hinweis und den nächsten wichtigen Termin nennt. Volunteering Australia schlägt regelmäßigen Kontakt auf verschiedenen Wegen vor, darunter Anrufe für alle, denen ein persönlicheres Gespräch lieber ist. Dort wird außerdem eine private Online-Gruppe vorgeschlagen, in der sich Ehrenamtliche untereinander austauschen können, ohne dass jemand mitmachen muss.

Weitere Anregungen, wie man das Gespräch in einer Gruppe am Laufen hält, bietet unsere Liste mit Ideen, um Mitglieder zu aktivieren.

Namentlich danken

Ehrenamtliche geben ihre Zeit unentgeltlich, deshalb zählt ein Dank mehr, nicht weniger. Im Leitfaden von NCVO zum Dank an Ehrenamtliche heißt es: „it’s often unexpected thanks that have the most impact.“ (Sinngemäß: Oft wirkt gerade ein unerwarteter Dank am stärksten.)

Man sagt, was die Person getan hat und warum es wichtig war. Erfährt das Team, was es in diesem Monat erreicht hat, wenn möglich mit Zahlen, sehen alle, was ihre Arbeit bewirkt hat. Einer einzelnen Person dankt man nicht vor allen, sondern am Telefon oder in einer eigenen Nachricht. Öffentlicher Dank passt besser zum ganzen Team. In Groupanda lässt sich der Dank an eine einzelne Person als Direktnachricht schicken.

Wie oft sollte man mit Ehrenamtlichen kommunizieren?

Den Rhythmus gibt die Arbeit vor. Ehrenamtliche mit einem Einsatz bekommen, was sie dafür brauchen, alle bekommen die monatliche Nachricht, und eine Aufgabe geht nur an die, die sie erledigen.

Kommen kaum noch Antworten, schaut man zuerst auf die eigenen Nachrichten und erst dann auf die Ehrenamtlichen. Man fragt sich, ob es zu viele Nachrichten waren oder zu wenige, die für die Empfänger wichtig waren.

Häufige Fragen

Was versteht man unter Kommunikation mit Ehrenamtlichen?

Kommunikation mit Ehrenamtlichen bezeichnet die Nachrichten, mit denen Ehrenamtliche auf dem Laufenden bleiben, und die Wege, auf denen sie antworten können. Dazu gehören Pläne, Änderungen, Dank und Fragen, und zwar in beide Richtungen.

Sollte man Ehrenamtlichen per E-Mail oder per SMS schreiben?

Das hängt von der Nachricht und von der Person ab. Das alltägliche Gespräch bleibt am zentralen Ort, E-Mails nimmt man für alles, was die Leute später wiederfinden wollen, und SMS für Neuigkeiten, die nicht warten können. Am besten fragt man die Ehrenamtlichen einzeln, welchen Weg sie bevorzugen.

Wie erreicht man Ehrenamtliche, die sich nicht mehr melden?

Man schreibt ihnen persönlich, ohne um etwas zu bitten. Man sagt ihnen, dass man sie vermisst hat, und lässt die Tür offen.

Kurz gesagt

Man beantwortet die drei Fragen neuer Ehrenamtlicher, bündelt Neuigkeiten an einem Ort und schreibt Datum, Treffpunkt und das, was gebraucht wird, an den Anfang jeder Nachricht. Außerdem schickt man jede Nachricht an die Menschen, die sie betrifft, macht das Antworten leicht, bleibt zwischen den Einsätzen in Kontakt und dankt den Leuten namentlich. Kommen neue Ehrenamtliche dazu, zeigt unser Leitfaden, wie man neue Mitglieder begrüßt, damit sie sich gut einleben. Wie man sie überhaupt erst findet, beschreibt unser Leitfaden zur Mitgliederwerbung im Verein. Wie Ankündigungen und Kanäle im Verein funktionieren und wer darin schreiben darf, erklärt ausführlich unsere Seite über Groupanda als Kommunikations-App für Vereine.

Quellen

Diese Seiten haben wir über zwei Suchanfragen in der Nacht vom 29. auf den 30. September 2026 und über eine Websuche am 20. Oktober 2026 gefunden. Gelesen haben wir sie am 20. Oktober 2026, und die Suchergebnisse haben wir am 27. Oktober 2026 noch einmal geprüft. Zu jeder Quelle unten gehört das Datum, das auf der Seite oder in ihren Metadaten steht, oder der Hinweis, dass sie keines trägt. Dazu kommt der Tag, an dem wir sie gelesen haben.

• NCVO, Supporting volunteers. Eine Ansprechperson mit Namen und wann Hilfe zur Verfügung steht, auch außerhalb der Bürozeiten, und Nachbesprechungen am Ende eines Einsatzes. Außerdem der Rat, Ehrenamtlichen zu sagen, was man aus ihren Rückmeldungen gelernt hat und was man tun wird, und gegenseitige Unterstützung unter Ehrenamtlichen. Laut der Seite zuletzt überprüft am 12. April 2021. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• NCVO, Thanking volunteers. Unerwarteter Dank und die Anregung, Ehrenamtlichen zu zeigen, was sie bewirken, sowie Vorsicht, wenn man eine einzelne Person hervorhebt. Laut der Seite zuletzt überprüft am 12. April 2021. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated. Kurze Nachrichten und mehr als ein Weg für wichtige Informationen. Kein eigenes Veröffentlichungs- oder Aktualisierungsdatum auf der Seite oder in ihren Metadaten. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged. Regelmäßiger Kontakt auf verschiedenen Wegen und eine private Online-Gruppe mit freiwilliger Teilnahme. Auf der Seite ist kein Datum zu sehen. Laut Metadaten der Seite veröffentlicht am 6. Mai 2020 und geändert am 19. Mai 2026. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive. Ein Text mit Antworten auf die Fragen von Neulingen, den eine Person aktuell hält, und Kommunikation in beide Richtungen, weil Ehrenamtliche die Arbeit vor Ort machen. Kein Datum auf der Seite. Laut Metadaten der Seite veröffentlicht am 15. Januar 2026 und geändert am 16. Januar 2026. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs. Wichtige Angaben an einer Stelle, an der man sie nicht übersehen kann, ein Thema pro Nachricht und Persönliches am Telefon oder im direkten Gespräch. Außerdem jede Nachricht an die Ehrenamtlichen, die sie betrifft, ein klarer Weg zum Antworten und die Lücke zwischen den Einsätzen. Dazu die Häufigkeit der Nachrichten, E-Mail oder SMS, die Frage, wie Ehrenamtliche kontaktiert werden möchten, und was Kommunikation mit Ehrenamtlichen umfasst. Laut der Seite veröffentlicht am 22. September 2014 und aktualisiert am 2. September 2026. Gelesen am 20. Oktober 2026.
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide. Weniger Kommunikationswege, das Anliegen zuerst und die Unterschrift mit dem eigenen Namen. Außerdem Nachrichten an die richtigen Ehrenamtlichen, der Blick darauf, welche Nachrichten Ehrenamtliche gebraucht haben, Ehrenamtliche, die einander antworten, und die monatliche Nachricht. Dazu der private Dank an eine einzelne Person, warum Ehrenamtliche nicht mehr antworten, und die Nachricht an Ehrenamtliche, die sich nicht mehr melden. Laut der Seite aktualisiert am 18. August 2026 und erstmals veröffentlicht am 24. September 2022. Gelesen am 20. Oktober 2026.