団体やサークルで、ボランティアとコミュニケーションをとる方法

ボランティアとコミュニケーションをうまくとるには、連絡事項を1か所にまとめ、メッセージを関係のある人だけに送ることです。メッセージの冒頭には、日付、場所、お願いしたいことを書きます。ボランティアが返信しやすい方法を用意し、シフトのない時期も連絡を絶やさず、お礼は名前を挙げて伝えましょう。

このガイドは、職員ではなく会員や友人、近所の人がボランティアを務める、NPOや地域の団体向けです。ボランティアに何を、どこで、どのくらいの頻度で伝えるかを取り上げます。

まず、ボランティアが知っておくべきことを伝える

新しいボランティアには、初めてのシフトの前に3つの疑問があります。何をするのか、いつなのか、誰に聞けばいいのか、の3つです。3つとも、本人が来る前に答えておきましょう。

連絡先になる人を1人決め、その人への連絡のしかたを伝えます。NCVOのボランティア支援のガイダンスには、誰に連絡すればいいか、いつ助けを得られるかを、はっきり示しておくようにと書かれています。これは、夜や週末に活動するボランティアにも当てはまります。

次に、書いておかないと新しい人に聞かれる実務的なことを書き出します。住所、開始時刻、着いたら誰に声をかけるか、行けなくなったときの連絡のしかたです。書き出したメモは1か所にまとめ、最新の状態に保つ担当者を1人決めましょう。Groupandaでは、オーナーと管理者が、そのメモのようなメッセージをピン留めできます。ピン留めするメッセージには、シフトの手順書のような、10MBまでのドキュメントを1つ添付しておけます。

ボランティアとの主な連絡の場を、1つに決める

ツールが1つ増えるたびに、ボランティアが確認する場所も1つ増えます。活動に関することは、すべて1つの主な場所にまとめましょう。誰が何をするか、土曜の予定、シフトについての質問などです。

例外は、シフト当日の朝の中止連絡のように、誰も見逃してはいけない知らせです。こうした知らせは主な場所に投稿し、SMSなど、別の方法でも送りましょう。Australian Sports Commissionのボランティアに関するガイダンスは、大事な情報は複数の手段で伝えるよう勧めています。1つの手段だけでは、見逃す人が出るかもしれないからです。個人的なことは、電話か、直接会って話しましょう。

Groupandaは、チャンネルで会話を整理するグループチャットアプリです。チャンネルは、オーナーが必要なだけ追加できます。新しいグループには最初から「お知らせ」チャンネルがあり、投稿できるのはオーナーだけです。管理者も投稿できるように、オーナーが設定を変えることもできます。投稿できる人は、チャンネルごとにオーナーが「オーナーのみ」「オーナーと管理者」「全員」から選びます。

ボランティアに読んでもらえるメッセージは、どう書けばいいですか？

Australian Sports Commissionは、メッセージを短くするよう勧めています。多くのボランティアは、仕事やほかの用事と両立しながら活動しているからです。

次の3つの習慣が役に立ちます。

• 要点から書く。 何をお願いしたいか、どこで、いつなのかを、最初の2行に書きます。経緯や背景は、そのあとです。「土曜の清掃は、9時ではなく10時開始です」という1行目なら、それだけでほぼ伝わります。
• 1つのメッセージに、話題は1つ。 知らせが3つなら、短いメッセージを3通送るか、チームごとに関係する部分だけを伝えます。
• 自分の名前で送る。 「事務局」ではなく自分の名前で署名すれば、誰に返事をしているのかが相手にわかります。

メッセージは、関係のある人に送る

5人に関係するメッセージを50人に送ると、残りの45人は読まなくなります。花壇の手入れをする人に売店の在庫表は要りませんし、売店のチームに植え付けの計画も要りません。

連絡する相手は、チームや曜日、場所など、活動の区切りに合わせて分けましょう。誰宛てのメッセージかを1行目に書けば、ほかの人は読み飛ばしてよいとわかります。メッセージが必要な人に届いているか不安なら、最近役に立ったメッセージはどれかを、何人かのボランティアに聞いてみましょう。

Groupandaでは、全メンバーに公開されたチャンネルをチームごとに作り、そのチームのメッセージを1か所にまとめられます。メンバーには初期設定でメンションが通知されるので、読んでほしい人をメンションしましょう。また、チャンネルごとの通知は、各メンバーが「すべての通知」「メンションのみ」「ミュート中」から自分で選べます。

返信しやすくする

ボランティアは現場で活動しているので、誰よりも先に問題に気づくことがよくあります。質問やアイデアの送り先を伝え、送られてきたものには返事をしましょう。意見をいちばん聞きやすいのは、シフトが終わった直後です。短い立ち話でも、チームが使っているチャンネルでもかまいません。NCVOは、ボランティアに意見を求めたら、そこから学んだことと、それを受けてどうするかを伝えるよう勧めています。

実務的な質問は、答えを知っている人が返信できるように、チームのチャンネルに投稿してもらいましょう。

シフトのない時期も、連絡を絶やさない

いちばん多く連絡を受け取るのは、今週シフトがある人です。シフトのない人には、何週間も団体から連絡がないこともあります。そうした人にも、近況を伝え続けましょう。

月に1回、主な場所に短い近況報告を投稿しましょう。まずお礼、次に知ってほしいことを1つ、最後に次の大事な日程を書きます。Volunteering Australiaは、より個人的な会話を好む人への電話も含め、いくつかの形での定期的な連絡を提案しています。また、ボランティアどうしが話せるプライベートなオンライングループも提案していて、参加は任意にするとしています。

会話を絶やさない方法は、コミュニティ活性化のアイデアの一覧でも紹介しています。

お礼は、名前を挙げて伝える

ボランティアは無償で時間を割いてくれているので、お礼はなおさら大切です。NCVOのボランティアへの感謝のガイダンスは、「it’s often unexpected thanks that have the most impact.」（最も効果があるのは、思いがけない感謝であることが多い）としています。

その人が何をしたか、そしてそれがなぜ大切だったかを伝えましょう。今月の成果を、数字があれば数字でチームに伝えると、みんなで生み出した変化を全員に示せます。1人へのお礼は、電話か、お礼だけを書いたメッセージで、本人だけに伝えましょう。みんなの前でのお礼は、チーム全体に向けるほうが合っています。Groupandaなら、その個別のお礼はダイレクトメッセージで送れます。

ボランティアには、どのくらいの頻度で連絡すればいいですか？

頻度は、活動に合わせて決めましょう。シフトに入る人にはそのシフトに必要なことを、全員には月1回の近況報告を送り、作業の連絡は、その作業をする人だけに送ります。

返信が来なくなったら、ボランティアに目を向ける前に、自分たちのメッセージを見直しましょう。メッセージが多すぎなかったか、読む人にとって大事なメッセージが少なすぎなかったかを考えます。

よくある質問

ボランティアとのコミュニケーションとは何ですか？

ボランティアとのコミュニケーションとは、ボランティアに情報を伝えるメッセージと、ボランティアが返事をするための手段のことです。予定、変更、お礼、質問を、双方向でやり取りすることが含まれます。

ボランティアへの連絡は、メールとSMSのどちらがいいですか？

メッセージの内容と相手によります。日々のやり取りは1つの主な場所で行い、あとで見返したいものはメールで送り、SMSは急ぎの知らせのためにとっておきましょう。どの方法がいいかは、ボランティア一人ひとりに聞いてみましょう。

連絡が途絶えたボランティアには、どう声をかければいいですか？

何も頼まずに、その人に個人的なメッセージを送りましょう。いなくて寂しかったと伝え、いつでも戻ってこられるようにしておきましょう。

まとめ

新しいボランティアの3つの疑問に答え、連絡は1か所にまとめ、メッセージの冒頭に日付、場所、お願いしたいことを書きましょう。メッセージは関係のある人に送り、返信しやすくし、シフトのない時期も連絡を絶やさず、お礼は名前を挙げて伝えます。新しいボランティアが加わったら、新規メンバーの定着のガイドが、なじんでもらう助けになります。そもそもボランティアをどう見つけるかは、団体の会員を増やす方法についてのガイドで扱っています。Groupandaを団体の連絡ツールとして使うときのお知らせ、チャンネル、投稿できる人については、別のページで詳しく説明しています。

出典

これらのページは、2026年9月29日から30日にかけての夜に行った2回の検索と、2026年10月20日に行ったWeb検索で見つけました。ページを読んだのは2026年10月20日で、2026年10月27日には検索結果をもう一度確認しました。以下の出典には、それぞれ、私たちがそのページを読んだ日を記しています。また、ページ自体の日付（ページ上かメタデータにあるもの）があればその日付を、なければ日付がないことを記しています。

• NCVO, Supporting volunteers。連絡先となる人と、助けを得られる時間帯（通常の勤務時間外を含む）、シフトの終わりの振り返り。ボランティアの意見から学んだことと、これから何をするかを本人たちに伝えること、ボランティアどうしの支え合い。ページには、最終確認日（last reviewed）が2021年4月12日とあります。2026年10月20日に読みました。
• NCVO, Thanking volunteers。思いがけない感謝、ボランティアが生み出している変化を本人たちに示すこと、1人だけを取り上げるときの注意。ページには、最終確認日（last reviewed）が2021年4月12日とあります。2026年10月20日に読みました。
• Australian Sports Commission, Keeping volunteers updated。短いメッセージと、大事な情報を複数の手段で伝えること。ページにもメタデータにも、このページ自体の公開日も更新日もありません。2026年10月20日に読みました。
• Volunteering Australia, Keeping Volunteers Connected and Engaged。いくつかの形での定期的な連絡と、参加を任意にしたプライベートなオンライングループ。ページ上に日付は表示されていません。メタデータでは、2020年5月6日に公開され、2026年5月19日に更新されています。2026年10月20日に読みました。
• Rosterfy, 8 tips for communication in the workplace that will help your volunteer organization thrive。新しい人の質問への答えを文書にし、1人がその文書を最新の状態に保つこと。現場で活動を担うのはボランティアなので、双方向のコミュニケーションをとること。ページ上に日付はありません。メタデータでは、2026年1月15日に公開され、2026年1月16日に更新されています。2026年10月20日に読みました。
• VolunteerHub, Communicating With Volunteers: Best Practices for Volunteer Programs。見落とされない位置に置く大事な情報、1つのメッセージに1つの話題、個人的なことは電話か直接会って話すこと。各メッセージを関係のあるボランティアに送ること、わかりやすい返信の方法、シフトのない時期。連絡の頻度、メールとSMSの使い分け、ボランティアに希望の連絡方法を聞くこと、ボランティアとのコミュニケーションに含まれるもの。ページには、2014年9月22日公開、2026年9月2日更新とあります。2026年10月20日に読みました。
• Zelos, How to communicate with volunteers: a practical guide。連絡手段を減らすこと、お願いしたいことを先に書くこと、自分の名前での署名。メッセージを適切なボランティアに送ること、ボランティアに必要だったメッセージの確認、ボランティアどうしで答え合うこと、月1回の近況報告。個別のお礼、ボランティアが返信しなくなる理由、連絡が途絶えたボランティアへのメッセージ。ページには、2026年8月18日更新、初公開は2022年9月24日とあります。2026年10月20日に読みました。