Funkcje w zarządzie stowarzyszenia: kto co robi w praktyce

Podstawowe funkcje w zarządzie stowarzyszenia albo klubu są zwykle trzy: prezes, który kieruje zarządem, sekretarz, który przygotowuje zebrania, i skarbnik, który dba o pieniądze. Pozostali członkowie zarządu biorą na siebie stałe zadania, na przykład pozyskiwanie funduszy albo koordynację wolontariuszy. Potem cały zarząd dba o to, żeby wszyscy członkowie klubu byli na bieżąco.

Ten poradnik wyjaśnia, czym zajmuje się każda funkcja, jak mały zarząd może podzielić się pracą i jak informować na bieżąco resztę klubu.

Jakie są funkcje w zarządzie stowarzyszenia?

Wiele klubów zaczyna od tych samych trzech funkcji: prezesa (albo przewodniczącego), sekretarza i skarbnika. Inne dokładają do nich kolejne.

Sport New Zealand w poradniku o zarządach wymienia funkcje, jakie może mieć zarząd albo zespół kierujący klubem. Oprócz tych trzech wymienia kierownika drużyny, osobę od marketingu i promocji, osobę odpowiedzialną za zdrowie i bezpieczeństwo oraz koordynatora wolontariuszy.

funkcja	czym się zajmuje
Prezes albo przewodniczący	Kieruje zarządem i prowadzi jego zebrania
Sekretarz	Przygotowuje zebrania i dba o notatki z nich
Skarbnik	Dba o pieniądze klubu i składa z nich raport
Wiceprezes	Wspiera prezesa i może go zastąpić
Pozostali członkowie zarządu	Biorą na siebie stałe zadania, sami albo w małym zespole

Nazwy funkcji różnią się między klubami. Ważne, żeby każdy członek klubu wiedział, kogo pytać o jaką sprawę.

Co robi prezes stowarzyszenia?

Prezes kieruje zarządem. Na zebraniu pilnuje porządku obrad i dba o to, żeby w każdej sprawie zapadła decyzja. Między zebraniami to do prezesa zwracają się pozostali członkowie zarządu, gdy sprawa nie pasuje do niczyich zadań.

Strona rządu Queenslandu o funkcjach w zarządzie nazywa prezesa liderem zarządu, który prowadzi jego zebrania i występuje w imieniu organizacji.

Dobry prezes zaczyna też zebranie od krótkiego podsumowania. Mówi w nim, co klub zrobił od ostatniego zebrania i do czego zmierza dalej.

Czym zajmuje się sekretarz stowarzyszenia?

Sekretarz czuwa nad organizacją pracy zarządu. Roześlij porządek obrad przed każdym zebraniem, żeby wszyscy przyszli z informacjami, których potrzebują. Sport New Zealand zauważa, że przed formalnymi zebraniami, takimi jak doroczne walne zebranie, porządek obrad zwykle przygotowują i rozsyłają sekretarz i skarbnik.

Sekretarz dba też o to, żeby z każdego zebrania powstała notatka: co postanowiono, kto co zrobi i do kiedy. Dobrze, gdy tę notatkę pisze ktoś inny niż prezes. Prezes może wtedy skupić się na prowadzeniu zebrania.

Jakie zadania ma skarbnik stowarzyszenia?

Skarbnik dba o pieniądze klubu. Zapisuj wszystkie wpływy i wydatki i na każdym zebraniu przedstawiaj zarządowi krótki raport. Dzięki jasnemu raportowi pozostali członkowie zarządu mogą zadać pytania, zanim pieniądze zostaną wydane, a nie po fakcie.

Strona rządu Queenslandu dodaje, że skarbnik zwykle przygotowuje raporty finansowe i budżet oraz przedstawia je zarządowi.

Co robią pozostali członkowie zarządu?

Daj każdemu pozostałemu członkowi zarządu stałe zadanie i zapisz w jednej linijce, co ono obejmuje. Jeśli dwie osoby uważają, że to ich zadanie, albo nie uważa tak nikt, tej linijki brakuje. Sport New Zealand też pisze, że członkowie zarządu mają stałe funkcje i zadania do wykonania, a niektóre kluby powierzają jakąś dziedzinę, na przykład pozyskiwanie funduszy, osobnemu zespołowi.

Niektóre kluby mają też wiceprezesa. Wiceprezes zwykle uczy się zadań prezesa i wspiera zarząd, gdy ten o to poprosi. Dzięki temu klub ma też kogoś, kto jest gotowy przejąć funkcję prezesa.

Jak podzielić się pracą w małym zarządzie

Przekaż bieżące zadania wolontariuszom spoza zarządu. Kiedy zarząd z trzech albo czterech osób wykonuje też większość pracy, szybko się męczy. Gdy bieżące zadania są podzielone, zarząd ma czas, żeby dbać o członków klubu, planować i kierować klubem.

Strona rządu Queenslandu proponuje taki sam podział. Zaleca też zarząd, w którym są osoby o różnych umiejętnościach i doświadczeniu.

Dla każdej funkcji napisz krótki opis tego, co robi ta osoba i ile czasu jej to zajmuje. Na każdej wersji wpisz datę, żeby odróżnić aktualną od starszych. Następna osoba w tej funkcji zaczyna wtedy od spisanego opisu, a nie od tego, co ktoś zapamiętał.

Jak informować na bieżąco cały klub

Decyzje zarządu pomagają tylko wtedy, gdy członkowie klubu się o nich dowiedzą. Wkrótce po każdym zebraniu napisz członkom w kilku zdaniach, co postanowiono i co to dla nich znaczy.

Trzymaj wszystkie klubowe informacje w jednym miejscu, żeby członkowie nie musieli ich szukać. W aplikacji Groupanda grupa ma właściciela, adminów i członków. Każda nowa grupa ma od początku kanał Ogłoszenia, w którym na starcie pisze tylko właściciel. Właściciel może pozwolić pisać tam także adminom, więc możesz zrobić członków zarządu adminami i pozwolić im przekazywać informacje. Ty i twoi admini możecie też przypiąć wiadomość, na przykład listę, kto czym się zajmuje w zarządzie.

To, co admini mogą robić w grupie, opisujemy w poradniku o tym, jak działają role i uprawnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Jak wygląda typowy skład zarządu klubu?

Prezes, sekretarz i skarbnik oraz kilku członków zarządu ze stałymi zadaniami. Niektóre kluby dodają wiceprezesa i małe zespoły do takich dziedzin jak pozyskiwanie funduszy.

Czym zajmują się członkowie zarządu klubu?

Każdy członek zarządu bierze na siebie stałe zadanie, na przykład pozyskiwanie funduszy albo koordynację wolontariuszy. Razem zarząd podejmuje decyzje i informuje o nich członków klubu.

Czy każdy klub potrzebuje wiceprezesa?

Nie. Niektóre kluby go mają: wiceprezes wspiera wtedy prezesa i przygotowuje się do przejęcia jego funkcji. Mały klub może poprosić innego członka zarządu, żeby w razie potrzeby zastąpił prezesa.

W skrócie

Zacznij od prezesa, sekretarza i skarbnika, a każdemu pozostałemu członkowi zarządu daj stałe zadanie. Dla każdej funkcji napisz jeden krótki opis z datą, a bieżące zadania przekaż wolontariuszom spoza zarządu. Po każdym zebraniu napisz członkom klubu, co postanowiono, i zrób to w jednym miejscu, które i tak czytają. Jak zrobić członków zarządu adminami, jak działają ogłoszenia i kto może pisać, opisujemy szczegółowo na stronie o tym, jak działa Groupanda jako aplikacja dla stowarzyszeń i klubów.

Źródła

Te strony znaleźliśmy w jednym wyszukiwaniu, które przeprowadziliśmy 27 października 2026, i przeczytaliśmy je tego samego dnia. Przy każdym źródle podajemy datę, którą ma strona (na niej albo w metadanych), lub informację, że strona jej nie ma, oraz dzień naszego odczytu.

• Queensland Government, Committee roles and responsibilities. Prezes jako lider, który prowadzi zebrania i występuje w imieniu organizacji; raporty finansowe i budżet przygotowywane przez skarbnika; wiceprezes, który uczy się zadań prezesa. Także wolontariusze spoza zarządu do bieżących zadań i różne umiejętności w zarządzie. Strona podaje, że ostatnio ją zaktualizowano 26 lutego 2026, a ostatnio przejrzano 17 maja 2024. Przeczytaliśmy ją 27 października 2026.
• Sport New Zealand, Committees, roles and meetings. Funkcje, jakie może mieć zarząd; prezes, który pilnuje porządku obrad; porządek obrad rozsyłany przed formalnymi zebraniami. Także osobna osoba, która pisze notatkę, stałe zadania i zespoły oraz opisy funkcji z datą. Na stronie nie widać daty. Według metadanych strona opublikowana 16 maja 2014 i zaktualizowana 4 września 2025. Przeczytaliśmy ją 27 października 2026.